La COVID-19 est en tête des préoccupations de presque chaque personne sur la planète, y compris nos membres et nos clients. Un certain nombre de cabinets de traduction, dont des membres de l’AILIA, offrent des services gratuits en ce qui concerne le contenu sur le coronavirus – et les demandes affluent rapidement. En tant que professionnels de l’industrie langagière, nous sommes privilégiés de pouvoir travailler à distance dans des périodes comme celle-ci. Mais comment garder le contact en toute sécurité si nous n’avons pas l’habitude de travailler à la maison? Voici quelques conseils techniques pour ceux qui pourraient devoir travailler à distance pendant plus de quelques jours.

1. Utilisez davantage Microsoft Teams ou installez l’application Slack.

Slack est un outil de communication qui facilite la collaboration dans les projets et permet de clavarder de façon informelle. Bien que Teams, un élément de la suite Microsoft Office 365, puisse aussi être utilisé comme outil de travail collaboratif, Slack est plus convivial et peut être rendu facilement accessible aux clients et aux sous-traitants. Slack et Teams peuvent servir de canaux de communication pour les brèves interactions qui ont généralement lieu au bureau seulement, comme les courtes questions ou les idées d’amélioration aux méthodes de travail. Sur Slack, vous pouvez monter différents projets dans différents canaux pour rester organisé et concentré sur les tâches à accomplir.

2. Sécurisez vos identifiants.

Si des membres de votre personnel, des sous-traitants ou des pigistes travaillent à distance, ils pourraient devoir le faire dans des cafés ou d’autres lieux publics où des pirates peuvent rôder. Envisagez d’imposer l’authentification à deux facteurs pour Microsoft, Google et d’autres connexions à des comptes importants afin de protéger les données de votre entreprise. L’authentification à deux facteurs exige d'entrer le mot de passe habituellement employé ainsi qu’une autre donnée, généralement un code SMS envoyé par messagerie texte au téléphone de l’utilisateur. Des dispositifs physiques, comme une clé électronique USB, peuvent aussi être utilisés comme deuxième identifiant et sont plus sûrs que les codes SMS.

3. Mettez à niveau vos systèmes patrimoniaux.

C’est le moment de découvrir si vous utilisez des systèmes ou des programmes avec lesquels il est impossible de travailler à distance. Songez à les mettre à niveau en les faisant migrer vers l’infonuagique afin de pouvoir vous en servir à l’extérieur du bureau.

4. Faites en sorte que vos employés soient productifs et que leur travail soit reconnu.

Les employés à rendement élevé peuvent craindre que leurs efforts passent inaperçus, et certaines personnes ne sont pas efficaces à l’extérieur du bureau parce qu’il y a trop de distractions à la maison. Restez en contact avec tout le monde au moyen d’appels téléphoniques ou de conversations vidéo hebdomadaires et offrez de régler tous les problèmes qu’il vous est possible de régler, qu’ils soient technologiques ou autres, pour les employés travaillant de la maison. Il est facile de voir le volume de travail effectué; si le volume de travail habituel d’un employé diminue, vous le remarquerez probablement et vous pourrez gérer le problème directement avec lui. Il existe également des programmes de surveillance non intrusifs, comme Prodoscore, Teramind et Time Doctor, si vous jugez nécessaire d’y recourir.

Au nom d’AILIA, nous encourageons nos membres, leur personnel et les familles à prendre des précautions d’hygiène et à faire preuve de prudence. Nous traverserons cette période difficile ensemble. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter d’une situation en particulier, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

Cordialement,

Robin Ayoub

President